کنترل پروژه چیست؟ آموزش گام به گام کنترل پروژه

این مقاله، یک چارچوب جامع و گام‌به‌گام برای درک اصول کنترل پروژه در صنعت ساخت ارائه می‌دهد. با استفاده از یک رویکرد گام به گام، به اهمیت، شاخص‌ها و روش‌های اجرایی کنترل پروژه پی خواهید برد. کشف می‌کنید که چگونه کنترل پروژه می‌تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند، ریسک پروژه را کاهش داده، کیفیت را بهبود بخشیده و در نهایت به موفقیت پایدار پروژه منجر شود. این مقاله، چه برای مدیران پروژه و چه برای علاقه‌مندان به این حوزه، یک منبع ارزشمند خواهد بود.

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه به مجموعه‌ای از افراد، فرآیندها و ابزارهایی گفته می‌شود که برای برنامه‌ریزی، نظارت و مدیریت دقیق تمام جوانب یک پروژه پیچیده به کار می‌روند. در واقع، کنترل پروژه یک چارچوب جامع است که از مراحل اولیه تا پایان پروژه، تمام فعالیت‌ها را تحت نظر دارد. کنترل‌ پروژه شامل معیارهای اصلی مانند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، ریسک، مدیریت هزینه، مدیریت تغییر، برنامه‌ریزی برای مناقصه و توسعه پیشنهادها، هوش تجاری، معماری سیستم و راه‌اندازی و بلوغ PMO می‌شود (شکل1).

شکل 1. تخصص‌های موردنیاز در  کنترل پروژه

برنامه‌ریزی پروژه

برنامه‌ریزی پروژه، نقشه راه رسیدن به موفقیت است. این برنامه، با همکاری نزدیک تیم پروژه و کارفرما، تهیه می‌شود و شامل جزئیاتی از مراحل، زمان‌بندی و منابع مورد نیاز است. برنامه زمان‌بندی نهایی، باید مورد توافق همه طرفین قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که پروژه در مسیر درست پیش می‌رود.

مدیریت هزینه

مدیریت هزینه، فرایند برنامه‌ریزی، برآورد و کنترل هزینه‌های یک پروژه است. هدف آن، اطمینان از این است که پروژه در چهارچوب بودجه تعیین شده اجرا می‌شود. مدیریت هزینه می‌تواند به فرایندهای زیر تقسیم شود:
- برآورد هزینه براساس برنامه‌‌ریزی منابع
- بودجه‌بندی هزینه
- کنترل هزینه
همه این موارد برای کنترل هزینه‌های پروژه، با هدف صرفه‌جویی در هزینه پروژه، ایجاد می‌شوند.

مدیریت ریسک

مدیریت ریسک برکنترل ریسک‌ها از طریق برنامه‌ریزی قبلی، شناسایی، تجزیه و تحلیل و پاسخ به رویدادهای پروژه تمرکز دارد. اهداف مدیریت ریسک، بهبود احتمال و اثر رویدادهای مثبت در پروژه و در عین حال کاهش احتمال و تأثیر رویدادهای منفی بوده و با هدف صرفه‌جویی در زمان، پول و اعتبار به‌کار گرفته می‌شود.

مدیریت تغییر

مدیریت تغییر فرایندی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تغییرات را به طور موثر برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل کنند. اگرچه هدف کنترل پروژه به حداقل رساندن تغییرات است، اما تغییرات، به خصوص در صنعت ساخت اجتناب ناپذیر هستند. در دنیای پویای امروز، تغییرات اجتناب‌ناپذیر هستند و مدیریت آن‌ها به یک مهارت ضروری برای موفقیت پروژه‌ها تبدیل شده است. بدون یک فرایند مدیریت تغییر قوی، پروژه‌ها می‌توانند دچار اختلافات شدیدی شده و حتی نیمه‌کاره رها شوند.

مدیریت تغییر سازمانی

مدیریت تغییر سازمانی فرایندی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به صورت هدفمند و سیستماتیک، تحولات و تغییراتی که در اهداف، ساختار، فرایندها یا فرهنگ سازمان رخ می‌دهند را مدیریت کنند. این رویکرد، فراتر از مدیریت تغییرات روزمره در پروژه‌ها بوده و بر ایجاد تحول بنیادین در کل سازمان تمرکز دارد. هدف مدیریت تغییر سازمانی، اجرای استراتژی‌هایی برای اعمال تغییر، کنترل تغییر و کمک به افراد برای سازگاری با تغییر است. هدف اصلی مدیریت تغییر سازمانی، هدایت سازمان به سمت آینده‌ای بهتر و دستیابی به اهداف استراتژیک است.

مدیریت و کنترل ساختار داده

مدیریت و کنترل ساختار داده، قلب تپنده هر پروژه موفقی است که اغلب نادیده گرفته می‌شود. این فرایند شامل مدیریت و نظارت بر اطلاعات و جریان داده‌ها در یک پروژه است و بنیانی مستحکم برای ایجاد یک محیط کاری یکپارچه و مشارکتی فراهم می‌آورد.

شکل 2. چرخه کنترل پروژه در ارتباط با سایر ساختارهای پروژه

چرا کنترل پروژه مهم است؟

کنترل پروژه، تخصص ویژه ای در مدیریت پروژه است که بر روی زمان‌بندی، کیفیت و هزینه پروژه تمرکز دارد. هدف اصلی کنترل پروژه، پیگیری دقیق و گزارش‌دهی مستمر از پیشرفت پروژه نسبت به برنامه‌ریزی اولیه است. به عبارت دیگر، کنترل پروژه مانند یک سیستم ناوبری دقیق است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا در طول مسیر اجرای پروژه، تغییرات لازم را انجام داده و به مقصد نهایی برسند.

کنترل‌ پروژه به طور منظم با چه تیم‌هایی همکاری دارد؟

- مدیران پروژه/ساخت (تمام سطوح)
- امور مالی
- بازرگانی
- تدارکات
- تحویل
- تیم فنی (رشته‌های مختلف مهندسی)
- کیفیت
- تیم قراردادی

مزایای کلیدی کنترل پروژه چیست؟

- پایین نگه‌داشتن هزینه‌های پروژه
- افزایش اطمینان از دستیابی به اهداف پروژه
- افزایش قابلیت پیش‌بینی هزینه و زمان پروژه
- بینش بهتر نسبت به سلامت مالی پروژه در تمام مراحل
-کاهش تغییرات محدوده پروژه با مرحله به مرحله جلو رفتن
- مدیریت تغییرات و جلوگیری از اختلافات
- ایجاد دیتابیس معنادار برای پروژه‌های آتی
- افزایش حاشیه سود هنگام کار در یک محیط با قیمت ثابت
- افزایش شهرت به جهت مدیریت و کنترل دقیق پروژه‌ها

ابزارهای کنترل پروژه

- نرم‌افزار Excel: در موسسه ACEMI دوره‌ای تدوین شده است تا به شما ایجاد گزارش‌های حرفه‌ای و متفاوت را در بستر اکسل آموزش دهد. در این دوره می‌آموزید با وجود انبوه داده‌های پروژه خود، اطلاعات مناسبی را استخراج کنید و تحلیل‌های ارزشمندی را انجام دهید. سپس بتوانید به صورت سناریومحور، نحوه استخراج پاسخ ذی‌نفعان پروژه را با استفاده از نرم افزار اکسل انجام دهید تا در نهایت گزارش‌های تصویری جذاب و داشبوردهای مدیریتی کاربردی برای مدیران خود ایجاد کنید.

- نرم‌افزار Microsoft Project: نکته مهم فرآیند یادگیری این نرم‌افزار است. نرم‌افزاری که در بسیاری از جهات در زمینه فهم منطق قراردادهای پروژه‌های ساخت ضعف داشته و مدرس باید با آگاهی به این موضوع اقدام به آموزش نماید. به همین منظور، دوره تدوین شده در موسسه ACEMI، به دلیل رعایت تمامی این ساختارها و هم‌چنین تجربه بالای مدرس در انواع پروژه‌های ساختمانی، نفت و گازی، عمرانی و زیرساختی و البته صنعتی، به همراه سابقه طولانی در تدریس این نرم‌افزار، از وجه تمایز زیادی برخوردار بوده است.

- نرم‌افزار Primavera: نرم‌افزار Primavera P6 یک نرم‌افزار مدیریتی جهت برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌های سازمان است. در واقع P6 یک نرم‌افزار سازمانی، چند پروژه‌ای و چند کاربری با قابلیت تعریف منابع در سطح سازمان است که قابلیت‌های فراوانی برای مدیریت پروژه دارد. دوره‌ای که در موسسه ACEMI طراحی شده، با تمرکز بر ویژگی‌های منحصربه‌فرد این نرم‌افزار و با رویکرد پروژه‌ای برگزار گردیده و مدرس دوره به دلیل بهره‌مندی از تجربه و سابقه آموزش بالا در انواع پروژه‌های ساختمانی، نفت و گازی، عمرانی و زیرساختی و البته صنعتی، آموزشی کاملا کاربردی که بعضا پیشنهادات خود Oracle ارائه می‌نماید.

نتیجه‌گیری

در پایان، معمولاً اذعان می‌شود که فقدان کنترل‌ پروژه، یکی از عوامل اصلی شکست پروژه است. با وجود تحولات مداوم در زمینه مدیریت پروژه، به نظر می‌رسد که روش سنتی فاقد استفاده از کنترل‌ پروژه است در همین راستا در دوره کنترل پروژه موسسه ACEMI علاوه بر اینکه فرایند برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، ارزیابی برنامه زمان‌بندی و کنترل پروژه را بر اساس رویکرد قراردادی و حقوقی و با توجه به ساختار بین‌المللی، اصولی و به‌صورت کاربردی می‌آموزید، اصول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌های مهندسی و تدارکات در ایران را نیز فرا خواهید گرفت.

چگونه به یک متخصص کنترل پروژه تبدیل شویم؟

برای تبدیل شدن به متخصص کنترل پروژه نیاز به آموختن مهارت‌های مختلف داشته و باید از یک نقشه راه هدفمند استفاده نمایید. پیشنهاد می‌کنیم در ابتدا مسیر شغلی مناسب برای تبدیل شدن به متخصص کنترل پروژها را از سایت موسسه ACEMI بخوانید.